O que é ciclo de vida de um documento?

Você tem ideia da quantidade de documentos produzidos por uma empresa em atividade? São tantos que nem dá para calcular! E cada um desses documentos gerados tem um ciclo de vida, que vai desde a sua produção até a prescrição e destino final, que pode ser tanto o descarte quanto o arquivamento.

No caso do arquivamento de documentos, é preciso respeitar exigências da legislação pública e da organização interna da empresa, requerendo espaço apropriado para isso. Muitas vezes, a falta de organização do espaço físico dentro das empresas é um problema para a logística na hora lidar com documentos, o que leva a empresa a buscar alternativas para lidar com o problema. E há ótimas opções, acredite!

Bem, para saber que destinação dar aos papeis, vamos explicar o ciclo de vida de um documento e sugerir soluções para otimização de espaços e organização na hora da armazenagem. Acompanhe!

As 3 fases do ciclo de vida de um documento

1ª idade

A fase corrente, ou 1ª idade, é o primeiro estágio da atividade. Nessa fase, os documentos são consultados com frequência para fins administrativos e devem estar sempre próximos de quem os produz. Têm um valor primário, ou seja, podem ser necessários a qualquer hora, no dia a dia da empresa.

2ª idade

A segunda fase é a intermediária, ou 2ª idade, na qual os documentos continuam tendo valor primário, mas não são mais necessários frequentemente, e sim ocasionalmente.

Precisam estar disponíveis para fins legais, administrativos e financeiros, mas nem todos os documentos precisam ser armazenados definitivamente. A fase intermediária é considerada o “limbo”, onde os documentos podem ser eliminados antes mesmo de sua transferência para a  fase permanente.

3ª idade

A fase permanente, ou 3ª idade,  é o período de inatividade e arquivamento definitivo, depois da prescrição do documento. Nessa fase, o documento será recolhido, mas não eliminado. Na terceira idade, ele passa a ter um valor secundário puramente histórico, que é preservar e divulgar a história da empresa ou instituição.

Cuidados para o arquivamento de documentos

• Para uma armazenagem eficaz, o primeiro passo é listar todos os documentos, classificando-os por  finalidade e importância. Isso pode ser feito com uma planilha do Excel, mantendo sempre uma cópia de segurança.
• Analise as características dos documentos e defina os prazos de guarda e a destinação final para cada um deles. Separe os documentos por setores e validade, de acordo com a triagem prévia que os respectivos departamentos da empresa já terão feito.
• Crie uma metodologia própria de acordo com o perfil da empresa e faça um treinamento com as pessoas que terão acesso aos arquivos.
• Reserve e organize um espaço apropriado que apresente facilidade de circulação, e que seja arejado e longe de focos de umidade. É importante fazer dedetizações periódicas no local de armazenagem.
• Etiquete caixas, pastas e prateleiras por data, ordem numérica ou alfabética, e elabore um manual de regras e orientações para a utilização do espaço e localização de documentos, quando necessário.

Para concluir, lembramos que a era digital transformou a maneira de administrar os negócios e trouxe muitas comodidades para as empresas, ao propiciar a digitalização de documentos. Mesmo assim, engana-se quem pensa que o papel perdeu importância no mundo informatizado. Pelo contrário: uma infinidade de documentos impressos continuam sendo necessários, demandando espaço físico para organização e arquivamento.

Assim, e, diante do volume considerável de papéis acumulados durante anos, uma boa solução é contratar uma empresa especializada em self storage, que ofereça espaços de variados tamanhos para locação. Assim, você poderá fazer uma boa gestão dos seus arquivos durante todo o ciclo de vida dos documentos.

Gostou? Entre em contato conosco. Teremos muito prazer em sugerir a melhor solução de armazenamento para sua empresa!