Como aumentar a eficiência da empresa com a organização de documentos?

Não é segredo para ninguém que manter uma boa organização de documentos é essencial para o funcionamento adequado da sua empresa. Afinal, a posse do documento é o que garante a originalidade, validade e legalidade das informações ali declaradas. E com a correria do dia a dia, é comum não organizar tão bem os registros da empresa.

Por isso, para otimizar esse processo e ajudar você a manter total controle sobre a papelada, trouxemos este artigo com dicas infalíveis para deixar tudo organizado. Confira:

Mantenha um local físico e padronizado para armazenamento

Sabemos que a tecnologia é uma grande aliada na armazenagem e controle da documentação. No entanto, não basta colocar tudo no meio eletrônico e pronto. Dessa forma, é importante designar um local específico dentro da empresa para guardar esses papéis, com espaço adequado e longe da poeira e da umidade.

Para facilitar a organização, padronize os arquivos conforme o teor e a importância dos documentos, além da frequência com que você os consulta.

Conte com a tecnologia para evitar falha humana

Vimos que é necessário manter o controle físico dos documentos em uma empresa. Por outro lado, também é fundamental contar com os avanços tecnológicos para otimizar o processo de organização do escritório e evitar possíveis erros manuais na gestão documental.

Atualmente, existem no mercado vários softwares confiáveis para a gestão digital de documentos. Procure por um lojista de confiança e contrate um desses softwares para ajudar você no auxílio com gestão de documentos e contratos da sua empresa.

Esses programas além de padronizar a documentação, também garantem agilidade e precisão exata na hora de consultar e checar algum documento, evitando o risco de falha humana.

Viu só? Se ainda restavam dúvidas sobre a importância da organização de documentos na sua empresa, agora certamente não restam mais!

Aproveite e confira também os principais motivos e benefícios para armazenar os documentos da sua empresa em um Self Storage. Com a Brasil Storage, sua papelada com:  segurança, privacidade e preço justo.

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Artigo publicado originalmente no dia 17/07/2017 e atualizado no dia 03/03/2022