Como organizar os arquivos da empresa de forma eficiente?
A revolução digital transformou diversos procedimentos em empresas e escritórios, e a forma de guardar documentos é uma delas. O que antes eram pilhas de papéis desorganizados e sujeito a alguns acidentes, hoje está arquivado e armazenado em softwares e ferramentas de gestão. Mas, mesmo com toda a tecnologia que existe hoje em dia, muitos negócios ainda possuem centenas de arquivos, antigos ou atuais, que não podem ser descartados e acabam ocupando um espaço significativo na empresa.
A busca por otimizar espaço físico nos estabelecimentos, independente do porte, é uma realidade, e a organização de documentos físicos faz parte desse processo. Ela evita o acúmulo de papéis, gera segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio e facilita o acesso às informações, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais.
Continue a leitura e veja como organizar arquivos da empresa!
Self Storage é a solução ideal para organizar arquivos da empresa
Na busca por alternativas de armazenagem, muitos empresários optam por alugar imóveis e acabam tendo grandes despesas com essa opção. Gasto com o aluguel, contas de consumo, IPTU etc. Uma alternativa é preferir a solução de self storage, uma opção possível para armazenar documentos e arquivos mortos de forma adequada, mantendo a integridade das informações e as protegendo contra mofo e umidade, além da garantia de seguro contra incêndio.
A Brasil Storage guarda documentos em ambientes que recebem tratamento contra pragas e roedores, com segurança, eficiência e preços acessíveis.
Como organizar os arquivos em um self storage
Reserve um box que seja grande o suficiente para os arquivos atuais, sempre pensando também nos novos lotes de documentações que irão surgir futuramente. Organize os documentos de acordo com o setor da empresa, como operação, RH, contabilidade, marketing, área comercial etc.
Ordene-os de modo que foque a leitura, quatro métodos podem ser utilizados: ordem alfabética – simples, rápido e de fácil compreensão, geográfica – organizados de acordo com a procedência ou local, comum para órgão públicos, numérica – sistema de prioridade com elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas, etc., ou ideográfica – vocábulos especializados de acordo com cada área da empresa.
Venha para a Brasil Storage, especialista em armazenagem! Oferecemos carrinhos para você transportar uma grande quantidade de arquivos com rapidez e facilidade – sem custo adicional, somente você terá acesso aos documentos.
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