Como e onde guardar seu arquivo morto
Durante anos vamos acumulando grandes volumes de documentos e outros papéis, seja em casa ou na empresa. Contas, comprovantes de pagamentos e recibos são alguns destes documentos. Nas empresas, o volume de documentos é bem superior, pois além de contas mensais e seus comprovantes, existem contratos, notas fiscais, documentos do departamento de RH, e dependendo do ramo de atividade, outros documentos são acrescentados, como por exemplo escritórios de advocacia que armazenam os processos dos seus clientes, escritórios de contabilidade, de construção civil e arquitetura que além de documentos devem guardar projetos, plantas e até maquetes, etc. Nossa legislação exige que estes documentos sejam guardados por períodos de 5, 10 anos ou até mesmo por tempo indeterminado superior ao mínimo de 5 anos.
Mas o que fazer com todo este volume de documentos que está ocupando espaço na empresa? Espaço este que poderia ser aproveitado para criação e novos postos de trabalho ou até mesmo para redução de despesas.
Como assim, redução de despesas? Pode parecer loucura, mas ter grandes volumes de documentos na empresa, pode elevar seus custos, a partir do momento em que você se vê sem espaço e acaba alugando um imóvel maior para que caiba tudo o que tem no escritório e um pouco de espaço para seus funcionários se movimentarem sem se esbarrarem a todo momento.
Por isso mesmo é importante organizar a empresa e retirar excessos de objetos que não são utilizados com frequência, principalmente o tão conhecido Arquivo Morto (documentos antigos que não são usados mais, porém não podem ser jogados fora).
Empresas de diversos segmentos já encontraram na armazenagem self storage, a solução para a falta de espaço.
As empresas self storage são especializadas em armazenagem e um dos principais serviços voltados para empresas é o guarda documentos, no qual aluga-se um box, do tamanho necessário para guardar seu arquivos e até mesmo outros objetos em desuso, como móveis e equipamentos eletrônicos.
Sempre que precisar guardar/retirar itens do seu box, você pode fazer na maior tranquilidade, pois o self Storage lhe dá a flexibilidade de acesso ao box sempre que for necessário.
Esta é um opção que lhe proporcionará maior organização na empresa e também nos próprios arquivos.