5 erros na gestão de documentos que prejudicam a sua empresa

Todo bom gestor sabe o quanto é fundamental fazer a gestão adequada de documentos dentro de uma empresa — a guarda do documento é o que garante a manutenção de sua originalidade e a legalidade da informação ali contida.

No entanto, é comum que muitos gestores deixem de controlar corretamente os documentos porque o empreendimento ainda está em fase inicial de crescimento ou por causa da correria do dia a dia.

Se o objetivo é justamente fazer o seu negócio crescer, reduzindo custos e otimizando as funções da sua empresa, saiba que manter a papelada organizada é um dos passos mais importantes desse processo.

Pensando nisso, trouxemos os cinco erros mais comuns na gestão de documentos que prejudicam o andamento do seu negócio. Confira, então, o que não deve ser feito:

1. Ficar preso aos armários arquivos

Não adianta fugir. Os recursos tecnológicos chegaram para ficar e facilitar!

A gente sabe da importância dos armários arquivos para manter os documentos originais preservados e ao nosso alcance. Contudo, considere investir também em softwares de gestão, que, além de armazenarem digitalmente a papelada, permitem recuperar informações e localizar documentos específicos por meio de sistemas de busca eficiente.

2. Não ter um local físico de armazenamento

Também não adianta colocar tudo em meios eletrônicos e pronto. Como já dissemos, a posse do documento original é fundamental para validar as informações ali contidas. Por isso, é muito importante armazenar os originais em locais específicos, longe de poeira e umidade.

Entretanto, se o seu espaço for pequeno, não se preocupe: as empresas de self storage oferecem galpões sob medida para a sua necessidade, com total segurança e a preços acessíveis.

Assim, você não precisa acumular pilhas e mais pilhas de documentos em locais inadequados. Basta contratar um self storage reconhecido no mercado, alugar seu galpão e armazenar corretamente os documentos da sua empresa, mantendo-os protegidos e organizados. É prático, rápido e seguro!

3. Não categorizar os documentos

Se a ideia é não se perder em meio a tantos registros, apostar na categorização e na padronização dos documentos é imprescindível.

Com essa técnica, você separa os diferentes registros de acordo com categorias preestabelecidas de modo a facilitar a gestão do seu negócio. Você pode, por exemplo, optar por agrupar os documentos conforme a importância das informações ali prestadas ou a frequência com que são consultados.

4. Misturar documentos de setores diferentes

Já pensou que você pode precisar com urgência daquele documento específico, mas não conseguiu encontrá-lo de jeito algum porque ele está misturado no meio da papelada?

Pois é, essa é uma situação frequente ocasionada por um erro também muito comum: guardar documentos de setores diferentes num mesmo local.

Além de dificultar o processo de busca do original, misturar a papelada não vai liberar mais espaço nas suas gavetas. Pelo contrário, só vai aumentar a bagunça. Se você estiver com dificuldade para encontrar locais segmentados para os diversos tipos de documentos, reforçamos a sugestão do self storage. Assim, você conseguirá armazenar tudo de maneira prática, segura e organizada.

5. Não controlar o acesso aos arquivos

Pode até não parecer, mas esse talvez seja o erro mais grave. Não restringir o acesso aos documentos pessoais da sua empresa e de seus funcionários, por exemplo, permite que qualquer pessoa tenha contato com informações valiosas e muitas vezes sigilosas de processos específicos.

Por isso, todo cuidado é pouco. Se você ainda não pode investir em sistemas eletrônicos de segurança, um simples cadeado já basta para conter possíveis tentativas de entrada. Outra sugestão é delegar a função de controle dos arquivos a algum funcionário de sua confiança.

Está vendo? Saber como não errar na política de registros do seu negócio é o primeiro passo para fazer a correta gestão de documentos e garantir a credibilidade da sua empresa.

E lembre-se: antes de descartar qualquer documento, sempre confira o prazo de validade das informações.