5 fatores que prejudicam a organização da empresa

Planejar e cuidar da organização da empresa é um dos requisitos para otimizar as operações do negócio, mantendo um fluxo de trabalho dinâmico e seguro. Por outro lado, a desorganização costuma gerar prejuízos financeiros e ocasionar perda de tempo na execução de tarefas, além de multas aplicadas por órgãos governamentais devido a atrasos na entrega e sumiço de documentos.

Outros problemas decorrentes da falta de zelo pelas rotinas da empresa são a queda nas vendas e o aumento de estresse nas equipes. Portanto, é importante investir em práticas que permitam organizar os processos e recursos empresariais para potencializar sua performance, visando um ambiente profissional saudável e de alta efetividade.

Para isso, é importante diagnosticar antes se realmente a empresa não está fazendo sua parte em se tratando de organização, o que pode ser descoberto observando situações específicas, como as 5 que separamos a seguir. Confira!

1. Dificuldade em buscar e encontrar documentos

Empresas que procuram reduzir custos com armazenagem precisam se atentar à organização de documentos, bens e outros recursos organizacionais. A dificuldade em buscar e encontrar documentos no arquivo, ou em outros locais de armazenamento, costuma denunciar problemas no controle e organização desses itens.

E isso pode gerar atrasos na hora de enviar documentação para o fisco, bem como juros e multas no pagamento de boletos vencidos por não terem sido encontrados (ou esquecidos) antes que passasse o prazo.

O sumiço de documentos importantes pode acarretar problemas legais também, além de gastos desnecessários com segunda via, recálculo de valores etc.

2. Demora no atendimento aos clientes

Uma das causas da demora no atendimento aos clientes é a desorganização. Um atendente que precisa responder uma dúvida ou enviar alguma informação a um consumidor, pode perder bastante tempo tentando encontrar arquivos com os dados necessários. Isso se não repassar informações equivocadas ou confusas devido a inconstâncias, erros no armazenamento do material consultado etc.

3. Perda constante de prazos

Se a empresa costuma atrasar pagamentos de boletos e outras obrigações, como mencionado acima, bem como enviar remessas de arquivos bem depois do prazo, o problema pode estar na desorganização de processos de controle, de comunicação ou de gestão de recursos/ativos internos.

4. Problemas em identificar prioridades

Um planejamento devidamente organizado e estruturado permite estabelecer prioridades com base em estudos, evidências e decisões operacionais. Isso ajuda a colocar em destaque as principais metas e objetivos de cada setor, orientando o trabalho dos colaboradores.

Quando a desorganização é constante, sem um plano ou orientações corretas e estruturadas, os colaboradores podem acabar executando tarefas de baixa prioridade em detrimento das mais urgentes, ocasionando problemas organizacionais.

5. Aumento dos níveis de estresse

Se o estresse entre os trabalhadores tem aumentado, vale ficar de olho em como anda a organização de suas atividades. Existem questões que pioram a qualidade de vida dos funcionários, como retrabalho constante, sobrecarga de atividades, falta de informações para desempenhar suas funções etc. E todas podem decorrer de desorganização nas rotinas de trabalho.

Como um Self Storage pode ajudar

Alugar um Self Storage pode ajudar na organização de recursos corporativos como bens móveis, equipamentos e documentação. A empresa que loca essa solução pode desocupar espaços atulhados de materiais, os quais passam a ser melhor geridos enquanto os ambientes podem ser aproveitados de formas mais úteis. A segurança dos documentos e o acesso a eles também são otimizados num Self Storage.

Investir em organização é fundamental para empreendimentos que desejam reduzir custos e adotar as melhores práticas do mercado. Caso contrário, a tendência é que tanto as operações quanto os profissionais tenham piora em seus desempenhos a curto, médio e longo prazo.

Ficou com alguma dúvida sobre os fatores que prejudicam a organização da empresa? Deixe seu comentário!