5 dicas para manter o arquivo morto em boas condições

Mesmo com a era da digitalização, muitas empresas ainda carregam o peso do papel. São muitos documentos e comprovantes que, pela burocracia, devem ser guardados por muitos anos ou até mesmo por tempo indeterminado, e isso gera um arquivo morto que ocupa muito espaço.

Esses documentos, apesar de não serem utilizados com frequência pela empresa, precisam ser organizados, arquivados e conservados com muito cuidado, pois eles são parte da história e da administração de qualquer empresa. Eles não são um mero depósito de documentos inúteis, por isso é importante manter o arquivo morto em boas condições. Veja como fazer isso:

1- Classifique os tipos de documentos

Um arquivo morto pode te ajudar muito quando está bem organizado e guardado. Nele se encontram os resultados da empresa, tudo o que já foi feito, uma avaliação dessas atividades, e ainda pode ser muito útil para mostrar o que ainda precisa ser feito e melhorado.

Além disso, é possível encontrar ali bons contatos de parceiros e fornecedores, para evitar experiências que não deram certo. Por isso, nunca menospreze seu arquivo, pois ele é uma fonte rica de pesquisa na sua empresa.

Saiba como organizar seus documentos, classificando os diferentes tipos, pois além dessa organização interna ser necessária, também é muito importante manter o arquivo morto bem guardado, já que existem muitas exigências da legislação pública.

2- Verifique o prazo dos documentos

Dentre os seus arquivos classificados, existem documentos de clientes, fiscais, contábeis, jurídicos, contratuais, dentre outros. É importante saber a validade de cada um deles. Alguns, por exemplo, precisam ser guardados por até 30 anos, de acordo com a legislação.

Isso acontece porque a empresa precisa manter esses documentos como comprovantes de que está em dia com suas contas e obrigações contratuais. Portanto, é bom ficar atento não só à classificação dos arquivos, mas também ao tempo que os documentos devem ser armazenados e também renovados.

3- Estabeleça uma lógica de organização

Para que tudo fique muito bem guardado e organizado, estabeleça uma lógica para o arquivamento dos seus documentos. Esse armazenamento pode ser feito de forma alfabética, numérica ou por áreas específicas da empresa.

O importante é manter tudo pronto para uma possível consulta, sem maiores problemas para encontrar determinados papéis.

4- Organize o arquivo morto em pastas

Além de classificar e estabelecer uma lógica de organização é recomendável guardar seu arquivo morto em pastas separadas, de forma organizada e segura. Além disso, evite o contato de um papel com o outro pois, com o tempo, eles se desgastam.

Utilize plásticos e pastas apropriadas para esta finalidade. Também fique atento quanto ao lugar, já que a umidade e a luz direta também podem danificar os seus arquivos.

5- Escolha um lugar seguro e climatizado

Para que seu arquivo morto esteja seguro, além de organizado, é importante encontrar um local certo para a sua armazenagem. Já que ele costuma ocupar muito espaço na empresa, uma dica interessante é otimizar o seu espaço para outras atividades. Uma boa opção é optar por armazenar esse material em um self storage, especializado em guarda documentos.

Ao contratar essa solução, que é bem econômica e prática, você transfere seu arquivo morto para um local mais seguro, apropriado e, principalmente, climatizado. Assim, seus arquivos não se danificam com o tempo, permanecendo livres da umidade e de sujeira.

O seu arquivo morto tem de ser bem cuidado e não precisa ser um peso para a sua empresa, uma vez que ocupa muito espaço. Ao organizar tudo de forma prática, segura e no lugar certo, não existe a possibilidade de você ter problemas lá na frente.

Armazenar o seu arquivo morto em um self storage pode ser a solução que faltava para que sua empresa funcione da melhor maneira possível.

Aproveite para saber também de que forma o self storage pode ser útil para a sua pequena empresa!